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浙江省农业厅公文处理办法

2015-07-28 12:56:22信息来源:省农业农村厅字体:[ ]

浙农办发〔2013〕12号

 

第一章  总则

 

    第一条  为促进我厅公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文运转效率和质量,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准和省委省政府办公厅关于公文处理工作的有关规定,结合我厅实际,特修订本办法。

    第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第三条  厅办公室是厅公文处理的管理机构,主管本厅的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。厅各单位应当明确专人负责公文处理工作。

    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

 

  第二章  公文种类

 

第五条  省农业厅的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(四)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(五)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(六)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(八)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(九)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(十)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十一)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十二)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十三)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第六条  省农业厅文件主要有:

(一)中共浙江省农业厅党组文件,编“浙农党”字号,适用于:

1.向省委的请示、报告;

2.向省纪委的请示、报告;

3.向省委有关部门和省政府有关部门党组的行文;

4.厅党组研究决定需贯彻执行的重要事项;

5.其他需以厅党组名义行文的有关事项。

(二)浙江省农业厅文件,编“浙农”字号,适用于:

1.向农业部、省委、省政府的重要请示、报告;

2.发布厅制订的政策和规范性文件;

3.下达和调整农业中长期规划;

4.发布内容比较重要、对全省农业工作有指导意义的事项等。

(三)浙江省农业厅文件,编“浙农×发”字号,适用于:

1.转发农业部和省委、省政府的文件;

2.与省委、省政府各有关部门的联合发文;

3.下达年度生产、基本建设、资金物资的计划和工作任务;

4.批复项目可行性报告等;

5.其他需以厅名义办理的事项。

(四)浙江省农业厅文件,编“浙农函”字号,适用于:

1.向省委、省政府有关部门和农业部有关司局反映重要情况;

2.与省委、省政府有关部门和市、县(市、区)人民政府联系重要工作;

3.其他需要与外单位联系工作的事项。

(五)浙江省农业厅文件,编“浙农干”字号,适用于对厅管干部的任免事项,转发上级有关部门对涉及我厅干部的任免事项。

(六)浙江省农业厅文件,编“浙农提”字号,适用于答复省党代表提案、省人大代表建议和省政协提案。

(七)浙江省农业厅会议纪要,编“〔〕×号”,适用于厅党组会议、厅常务会议、厅务会议、厅专题会议等纪要。

(八)浙江省农业厅公告,编“第×号”,适用于公布经审定通过的农作物品种,经批准的行政许可和登记,支持推广的新品种、新技术和农机产品目录等。

(九)浙江省农业厅电报(含明传电报和密码电报),编“农发”字号,适用于发到各市、县(市、区)农业部门,需要各地紧急办理的通知。

(十)浙江省农业厅办公室文件,编“浙农办”字号,适用于:

1.印发以厅名义召开的全省性会议、活动通知;

2.印发厅职责范围内需要各市、县(市、区)农业部门、厅各单位周知和办理事项的行文。

3.其他需要以厅办公室名义的行文。

   

第三章   公文格式

 

    第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、二维条码、页码等组成。

    (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应在首页左上角标明份数序号,份数序号数根据公文的份数确定,一般6位数,从“000001”号起编。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限在1年及1年以上的,标注为“×密×年”;保密期限在1年以内的,标注为“×密×个月”;保密期限为长期的,标注为“×密长期”;保密期限未作规定的,标注为“×密,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。除电报外,公文已标明紧急程度的,标题中不再标注“紧急”字样;标题中出现“紧急”字样的,则不再标注紧急程度。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。厅发文统一由厅办公室编号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。“请示”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应包括事由、公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;如转发的文件标题过长,可概括内容,压缩文字,但不能以发文字号代替转发文件标题的内容。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文附件应当在正文之后、发文机关署名和成文时间之前注明附件顺序和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期;联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期;会议通过的公文,以通过的日期为准。

(十三)印章。发文应加盖发文机关印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十四)附注。公文印发传达范围、请示性公文的联系人及联系方式等需要说明的事项,

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。工作要点、实施方案等一般不作为附件。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发时间以公文付印时间为准。

(十八)二维条码。包含文件标题、文号、文种、涉密等级、紧急程度、印发日期等要素组成的条形码。

(十九)页码。公文页数顺序号。

第八条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

 

第四章   行文规则

 

第九条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。凡国家法律法规和党内法规已有明确规定的,现行文件规定仍然适用的,不再重复发文;上级部门文件已在新闻媒体或网上全文公布的,原则上不再转发。

第十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

(一)厅可以向农业部、省委、省政府以及所属部门行文,可以向市、县(市、区)的有关业务部门行文,也可以根据省政府授权和职权规定向市、县(市、区)政府行文。

(二)厅可以与省级有关部门(包括具有行政职能的企事业单位)和同级群众团体(包括协会、学会等)联合行文。联合行文的单位不宜过多。

(三)厅机关行政处室除厅办公室外,不得正式对外行文。厅属事业单位的行文,应抄送厅办公室。

第十一条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。

(二)请示、报告等上行文必须由发文单位主要负责人签发。如遇主要负责人离职、外出学习和考察等特殊情况,可由主持工作的负责人签发,但须随文以书面形式说明情况。主送省委、省政府的请示、报告等,一般报送15份。

    (三)请示应当一文一事,并且应当提出倾向性意见,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十二条  向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)厅属事业单位在职权范围内可以向市、县(市、区)业务部门的对口下属机构行文;可以经厅授权或厅领导同意,向市、县(市、区)业务部门行文。有关问题未经协商一致的,厅属事业单位一律不得向下行文。如擅自行文,厅有权责令纠正或撤销。

第十三条  涉及厅内相关单位的文稿,在送厅办公室核稿前,应先与有关单位充分沟通协商,并备注说明会签情况;未协调一致的文稿厅办公室不予行文。厅内办理公文会签时,一般情况下须在当日完成。

 

第五章    公文拟制

 

第十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条  公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

第十六条  公文起草应当注意:

(一)文件标题名称前统一加发文机关名称,如“浙江省农业厅关于××××的通知”;三个以上单位联合发文的文件标题名称写“浙江省农业厅等×部门关于××××的通知”。

    (二)人名、地名、数字、文件名称、事物名称、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;有的名称在文中多次出现时,第一次须用全称,注明“以下简称×××”字样后,才可使用简称。日期应当写明具体的年、月、日。

(三)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(四)与有关单位联合发文或需其他单位会签的,由起草单位送有关单位会签。

(五)请省委、省政府及其办公厅发布的文件,要代拟文稿,并附有关文件、资料。

(六)要求贯彻执行的文件,应写“遵照执行”或“贯彻执行”,不能写“参照执行”。

    (七)落款署发文机关全称,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全。

第十七条  公文审核

(一)起草单位综合科(办公室)主要负责审核公文质量,重点审核文件内容、数据的准确性、措施的可行性和文字的规范性。以厅名义发文原则上要由起草单位主要负责人审核签字后送厅办公室核稿。

(二)厅政法处主要负责审核行政规范性文件的合法性。

(三)厅办公室主要负责审核行文理由是否充分,文种是否正确,表述是否准确,格式是否规范,与有关政策、法规等是否相一致,涉及厅其他单位职权范围内的事项是否已会签等。以厅名义或单设、挂靠在厅的专门机构等需厅领导签发的其他公文,需经厅办公室审核。

(四)签发人主要负责审核文稿的内容是否符合党和国家的方针、政策和有关法律、法规,文稿的观点是否正确,是否符合全厅工作思路和总体要求。

第十八条  公文签发

厅发文由厅领导审批签发,重要公文和上行文由厅主要负责人签发。厅办发文由厅办公室主任签发,如有必要,由厅领导签发。

(一)签发和会签文件。在发文稿纸首页的签发或会签栏中写明“发”、“同意”等字样的签批意见,并签署姓名和时间。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

(二)已经签发的文稿,不得再改动;确需改动的,须经签发人同意。

第十九条  厅发公文的起草、审核和签发等程序,原则上均须通过厅本级公文系统运行。

 

第六章  公文办理

 

第二十条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十一条  收文办理主要程序包括接收登记、初审、厅领导阅批、分办、承办、催办和答复。

(一)接收、登记。送厅的公文,统一由厅办公室负责签收,其他单位和个人不得擅自处理。

1.厅办公室负责收文登记、催办登记、传阅文件登记、机要件交换登记。

2.严格履行文件的登记手续。凡主送本厅的文件、抄送本厅的重要文件,均应统一登记。

3.登记文件要详细,应包括标题、发文号、收文日期、来文单位、承办单位等内容。

4.厅各单位从会议上带回或直接收到农业部、省委、省政府及有关部门的重要文件、涉密文件,应送厅办公室登记。

(二)初审。厅办公室提出初审意见后送厅领导阅批,或送请有关单位办理。

(三)厅领导阅批。

(四)分办。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者办理。文件分办应当准确、及时,一般应做到当日文件当日分送,特急件随到随分,并掌握公文去向。

(五)承办。来文需办理的,应在规定时限内办理完毕。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的,应当迅速退回厅办公室,并说明理由。

(六)催办。厅办公室负责催办工作,及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。

(七)答复。公文的办理结果应该及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十二条  发文办理主要程序包括登记、复核、印制、核发等环节。

    (一)登记。对厅领导签发后的公文,由厅办公室确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

    (二)复核。印发前应当对公文的审批程序、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。文件缮印后由起草人负责校对,厅办公室履行“第一读者”职责。

    (三)印制。

    1.公文印制必须确保质量和时效,严格控制文件印刷数量;涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

2.用印。“中共浙江省农业厅党组”、“浙江省农业厅”、“浙江省农业厅办公室”印章(包括钢印、印模),由厅办公室负责监印。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的印刷质量进行检查后分发。

第二十三条  涉密公文应当包装密封、标注密级并通过省委、省政府文件交换中心、机要通信局进行传递。

第二十四条  公文办理结束后,根据《中华人民共和国档案法》和《厅档案管理办法》、《厅机关文件材料归档规定》等有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料收集齐全、整理归档。

 

第七章  公文管理

 

第二十五条  厅各单位要建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十六条  厅各单位的公文管理由综合部门负责统一管理,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十七条  厅文件公开按照《厅政府信息公开规定》执行,由起草单位提出公开建议,厅办公室审核后予以公开。

第二十八条  行政规范性文件管理按照《浙江省行政规范性文件管理办法》、《厅行政规范性文件管理办法》等规定执行。行政规范性文件应执行统一登记、统一编号、统一发布制度,并在厅领导签发后15个工作日内连同起草说明送省政府法制办登记、备案。

第二十九条  涉密文件管理。涉密文件传借阅履行登记手续,阅读限在办公场所(其中绝密文件、密码电报限在厅机要室),不得自行扩大知悉范围。涉密文件一般不得复印、翻印,确因工作需要,需厅主管领导或办公室主任批准,并限在厅文印室复印(其中绝密级文件、密码电报不得复印)。复印、翻印的涉密文件视同原件管理。涉密文件应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或销毁。

第三十条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第八章  附  则

 

第三十二条  公文处理中涉及电子公文的具体办法另行制定。

    第三十三条  本办法由厅办公室负责解释。

第三十四条  本办法自发文之日起施行,2005年4月17日厅办公室发布的《浙江省农业厅公文处理办法》(浙农办发〔2005〕13号)停止执行。

 

    附件:编“浙农×发”字号文件的行文文号.doc

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