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浙江省农业厅办公室关于进一步规范公文格式编排有关事项的通知

2016-06-14 09:08:15信息来源:省农业农村厅字体:[ ]

厅各单位:

    近年来,厅各单位以厅名义起草的公文总体比较规范,公文质量有了明显提高,但仍存在一些突出问题,主要是公文要素不齐全、格式不规范、表述不严谨等。为进一步规范厅发公文格式、提高公文质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发201214号)、《浙江省农业厅公文处理办法》(浙农办发201312号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)要求,现就厅发公文主要格式规范要求如下:

    一、关于公文结构层次

(一)结构层次序数公文正文部分,文中结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,作为结构层次区分,每一个层次内容结束后另起一行。如只有两个层次,就按顺序用“一、”“(一)”,一般公文不超过三个层次。

(二)结构层次字体。为有效区别公文结构层次,在字体使用上,一般第一层用黑体第二层用楷体_GB2312、第三层第四层用仿宋_GB2312标注。正文字体字号都用三号仿宋_GB2312(包括字母、数字),行间距为32磅,段前段后间距均为0行。

    二、关于公文标题

(三)标题要素。公文标题一般由发文机关+事由+文种组成,如浙江省农业厅关于印发厅公文处理办法的通知,发文机关是浙江省农业厅,关于是介词,事由是印发厅公文处理办法,文种是通知,三要素缺一不可文种目前有决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要,必须严格对照使用,汇报、说明、总结、申请报告等都不是正式公文的法定文种

(四)标题格式。标题用二号小标宋体字回行时,要做到词意完整排列对称长短适宜间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题过长或中间需要停顿的,可用空格或换行方式表述。如有三个以上发文机关联合发文的,标题中的发文机关要素可简略为“浙江省农业厅等3部门关于……的通知”。

(五)标题引用。如在正文中引用其他公文标题的,一般注明引用公文的文号,如根据《浙江省农业厅公文处理办法》(浙农办发201312号)要求,发文字号的年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,其他如()、【】、[]等都不符合公文格式规范要求。

    三、关于公文落款

(六)公文署名。正文结束后必须要有发文机关署名和成文日期,署名必须使用全称,与印章名称一致,一般也与发文机关标志以及标题中的发文机关名称一致。

(七)公文日期。公文成文日期以最后领导签发日期为准,并用阿拉伯数字注明,起草文件时一般明确到月,如2016年4月 日。

    四、关于公文附件说明

    (八)附件说明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐(参考本文件附件说明)。

(九)附件排版。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订“附件”二字及附件顺序号(如附件1、附件2用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行)后无需加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

    (十)附件表格。附件中如有表格,编排要注意美观整齐,整体表格要居中;表格中的字体常规情况下均为三号仿宋(如文字内容较多可适当缩小);表格第一排一般加粗字体显示;表格中的内容尽量居中或对齐;具体表格要求可随内容适当调整;如列数较多建议用横表,方便填写汇总统计。

    五、关于单位名称

(十一)主送单位。主送机关:居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。公文主送单位名称要使用规范化简称,并且按顺序排列(简称及顺序说明见附件1、附件2)。

(十二)正文中单位名称及顺序要求。公文中如有涉及省级有关单位和厅各单位名称,一般也要严谨使用规范简称。特别是文中关于厅各单位名称使用和顺序排列,《浙江省农业厅办公室关于印发浙江省农业厅职能处室和直属单位简称的通知》(浙农办201398号)中有专门明确,也可参照厅通讯录目录中的单位简称规范使用,其他均为非规范化简称,不允许在正式公文中使用。

厅各单位和个人在起草其他非正式公文的各类文稿材料时,也应该尽量对照本文件中的公文格式规范,更加符合机关工作人员的文稿使用习惯,方便同事之间审阅修改。

附件:1.省级主要单位规范简称及顺序

      2.浙江省农业厅职能处室和直属单位简称

      3.附件表格示例2016年度农业高新技术知识讲 

        堂暨青年论坛授课计划

                            浙江省农业厅办公室

                              2016年612

浙江省农业厅办公厅关于进一步规范公文格式编排有关事项的通知.pdf

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